- Objectifs de la politique
La présente politique vise à informer toute personne qui interagit avec La Ruche Vanier de la manière dont ses renseignements personnels sont collectés, utilisés, communiqués et protégés.
Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne. Dans la mesure du possible nous anonymiserons, remplacerons par des pseudonymes et/ou agrégerons les renseignements personnels en notre possession afin qu’ils n’identifient plus une personne.
- Obligation de confidentialité
La Ruche Vanier s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables.
Toute personne appelée à traiter ou à avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions ou de son implication au sein de La Ruche Vanier, incluant les employé·es, les stagiaires, les bénévoles et toute autre personne autorisée, doit respecter la confidentialité de ces renseignements.
Selon la nature de leurs fonctions, ces personnes peuvent être tenues de signer une entente de confidentialité.
Cette obligation s’applique pendant toute la durée de leur engagement et se poursuit après la fin de celui-ci.
- Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à nos activités, notamment :
- Nom, prénom
- Coordonnées (courriel, téléphone, adresse)
- Informations liées à la participation à nos activités
- Informations fournies lors de communications avec nous
- Des renseignements relatifs au recrutement, incluant notamment le curriculum vitae
Certains renseignements peuvent aussi être collectés automatiquement lors de la navigation sur notre site (voir section « Cookies »).
- Utilisation des renseignements personnels
Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels notamment aux fins suivantes :
- D’accomplir notre mission en conformité avec les objectifs définis dans la charte et les règlements généraux;
- D’évaluer les besoins et préférences de nos participant.es, fournisseurs et tierces parties et communiquer avec ceux-ci à cet égard, notamment par le biais de sondages, de consultations ou d’évaluations;
- De répondre aux obligations légales liées aux lois qui régissent une organisation telle que La Ruche Vanier;
- Établir ou entretenir une relation d’emploi ou une relation contractuelle, ou y mettre fin.
- Distribuer nos infolettres et d’autres communications de nature informative, des renseignements liés à des activités et autres événements en lien avec notre mission;
- Consentement
Nous recueillons votre consentement avant de collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, sauf lorsque la loi le permet.
Le consentement peut être :
- explicite (formulaire, courriel, etc.)
- implicite (ex. : vous nous fournissez vos coordonnées pour obtenir un service)
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.
Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels.
- Partage des renseignements personnels
La Ruche Vanier s’engage à ne jamais vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie. Il s’assure aussi que l’entreprise qui héberge ses données s’est conformée à la loi.
Nous pouvons les partager uniquement dans les cas suivants :
- avec des fournisseurs de services (ex. : hébergement web, outils numériques)
- lorsque requis par la loi
- avec votre consentement
Certains renseignements peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, nous nous assurons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate et qu’une évaluation des risques est réalisée.
- Conservation des renseignements personnels
La Ruche Vanier conserve les renseignements personnels collectés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. Cependant, ils peuvent être conservés pour une durée différente lorsque des lois l’exigent. Les renseignements sont ensuite détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
- Mesures de sécurité
Durant la période de conservation, La Ruche Vanier prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels notamment en mettant en place les mesures suivantes :
- Accès limité aux personnes autorisées
- Utilisation de mots de passe sécurisés
- Stockage dans des environnements sécurisés
- Bonnes pratiques en matière de gestion de l’information
- Témoins de navigation (cookies)
Notre site web utilise des témoins (cookies) afin d’assurer son bon fonctionnement et améliorer l’expérience utilisateur.
Ces témoins peuvent recueillir certaines informations comme :
- adresse IP
- pages consultées
- date et heure de visite
Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.
Veuillez noter que notre site internet pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et La Ruche Vanier n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.
- Vos droits
La Ruche Vanier s’assure que les renseignements personnels qu’elle détient sont exacts, à jour et complets, selon les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
Vous disposez des droits suivants :
• Accéder à vos renseignements personnels
• Demander leur rectification
• Retirer votre consentement
• Demander la suppression de vos renseignements, lorsque cela est applicable
Pour exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la fin de la présente politique.
Nous nous engageons à vous répondre dans un délai raisonnable. Toutefois, afin de protéger vos renseignements, nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
- Manquement à l’obligation de confidentialité
Toute personne appelée à traiter ou à avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de ses fonctions ou de son implication au sein de La Ruche Vanier manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
- Communique des renseignements personnels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès;
- Discute de renseignements personnels à l’intérieur ou à l’extérieur de la Ruche Vanier alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
- Laisse des renseignements personnels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
- Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec La Ruche Vanier, seront prises à l’égard de la personne, en plus de s’assurer du respect de la procédure sur les incidents de confidentialité prévue à la présente politique.
- Incident de confidentialité
Dans le cas où La Ruche Vanier verrait les renseignements personnels qu’elle détient être l’objet d’une fuite, d’un piratage ou d’un vol, il prendra les mesures suivantes :
- Revoir l’entièreté de ses renseignements personnels collectés afin d’identifier ce qui a pu être dérobé ou piraté;
- En ayant recours à des moyens sécurisés, informer dans les plus brefs délais les personnes dont les renseignements personnels auraient pu être compromis, et les informer de la procédure mise en place pour faire face à la situation afin de les protéger;
- Informer la Commission de l’Accès à l’Information (CAI).
- Plaintes
Toute personne peut déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels en communiquant avec la personne responsable des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous, ou auprès du conseil d’administration de La Ruche Vanier si la plainte concerne la personne responsable des renseignements personnels.
Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre demande, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.
- Modifications de la politique
Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente politique de confidentialité à tout moment. Les changements et les clarifications prendront effet immédiatement après leur publication sur le site Web. Si nous apportons des changements au contenu de cette politique, nous vous aviserons ici qu’elle a été mise à jour, pour que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, et dans quelles circonstances nous les divulguons, s’il y a lieu de le faire.
- Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec :
- François Labbé, Directeur général de la Ruche Vanier
- Courriel : info@laruchevanier.org
La personne responsable de la protection des renseignements personnels prendra contact avec vous dans les trente (30) jours suivant la réception de votre courriel.
Politique adoptée par le Conseil d’administration de La Ruche Vanier le 7 avril 2026